Zarząd firmy Tokai Rubber Industries podjął decyzję o zakupie i wdrożeniu IFS Applications™ jeszcze przed uruchomieniem zakładu w Polsce.
Najważniejszym kryterium wyboru dostawcy systemu IT była funkcjonalność rozwiązania umożliwiająca dostosowanie do wymogów firmy. Dużym atutem IFS Poland był również doświadczony zespół konsultantów i programistów.
Wdrożenie systemu IFS Applications™ i proces powstawania polskiego oddziału firmy przebiegały równolegle. Bliska współpraca z firmą IFS została nawiązana już na początkowym etapie. TRI (Poland) zdecydowało się wówczas na zakup rozwiązań wspomagających obszary finansów i dystrybucji. Proces ich wdrożenia oraz szkolenia użytkowników trwały prawie rok. Po kilku miesiącach od rozpoczęcia realizacji projektu uruchomiono moduł IFS Finanse™. Po kolejnych trzech miesiącach zakupiono materiały do próbnej produkcji i rozpoczęto użytkowanie komponentu IFS/Magazyn™ wchodzącego w skład IFS Dystrybucja™. W związku z wysyłką próbnych partii do zakładu Toyoty we Francji rozpoczęto również pracę z modułem obsługującym sprzedaż. W ramach projektu wdrożeniowego niezbędne stało się również usystematyzowanie kodowania wyrobów i surowców z uwzględnieniem standardów centrali firmy oraz lokalnych wymagań.
Moduły IFS Aplications™ wspomagające zarządzanie w obszarze finansów i dystrybucji (w tym obsługa kodów kreskowych) zostały wdrożone najwcześniej. Było to niezbędne w związku ze stosowaniem przez firmę TRI (Poland) typowo japońskiego podejścia do zagregowanego planowania produkcji w miesięcznych okresach, a następnie realizacji produkcji według zasady „pull” i systemu wizualnych kanbanów.
Aby sprostać rygorystycznym terminom realizacji zamówień, uruchomiono dwa centra dystrybucyjne zlokalizowane w Valencienne we Francji i w Nission w Wielkiej Brytanii. Komunikacja z odbiorcami odbywa się poprzez globalną sieć EDI (Electronic Document Interchange) oraz internet (tzw. Web EDI). Czas realizacji zamówienia od chwili jego otrzymania wynosi 12 godzin, a dostawa odbywa się w trybie JIT (Just In Time).
- W przypadku Toyoty odbiór towaru z magazynu odbywa się trzy razy dziennie. Ilość informacji i operacji finansowo-księgowych jest ogromna, niemożliwa do przetworzenia tradycyjnymi metodami. Dzięki systemowi EDI, otrzymując fakturę elektroniczną od klienta, jesteśmy w stanie przetworzyć ją w ciągu czterech godzin, co pozwala na spełnienie wymagań naszej centrali co do szybkiego raportowania - informuje Bartosz Blaszke, Zastępca Dyrektora Finansowego TRI (Poland) Sp. z o.o.
Każde przyjęcie wyrobu do magazynu jest rejestrowane elektronicznie w Wolbromiu. Wydanie wyrobu z magazynu rejestrowane jest na miejscu, na podstawie komunikatu EDI otrzymanego od klienta i jest automatycznie odnotowywane w systemie IFS Applications™. Dzięki temu można śledzić, jak się zmieniają zapasy magazynowe. Informacje dotyczące zbytu i stanów magazynowych są dla firmy bardzo ważne, ponieważ pomagają dopasować poziom produkcji do popytu i zachować ciągłość procesów produkcyjnych. Wymiana danych w standardzie EDI umożliwia bieżącą kontrolę magazynów - wejścia i wyjścia produktów. Procesy te przebiegają automatycznie, co zapewnia sprawne działanie całego systemu dystrybucji.
UPGRADE IFS APPLICATIONS™
Po dziesięciu latach eksploatacji, w sierpniu 2009 r., w TRI (Poland) rozpoczęto proces uaktualnienia wdrożonego rozwiązania IFS Applications™ do nowej wersji. Jego celem, poza unowocześnieniem, była optymalizacja i standaryzacja procesów. Start produkcyjny systemu nastąpił w lipcu 2010 r.
Przed rozpoczęciem projektu przeprowadzono w TRI (Poland) dogłębną analizę w celu przygotowania przedsiębiorstwa do płynnego przełączenia się na nowy system i wdrożenia zreorganizowanych procesów. W tym procesie brał udział nie tylko zespół wdrażający, ale także wszyscy pozostali pracownicy TRI (Poland), którzy mieli możliwość zgłaszania własnych pomysłów rozwiązań ułatwiających pracę. Wiele z nich zostało uwzględnionych podczas wdrożenia.
Po uaktualnieniu systemu do najnowszej wersji rozpoczęto wdrożenie modułu IFS Remonty™ w celu usprawnienia gospodarki remontowej w przedsiębiorstwie. TRI (Poland) dysponuje dużym parkiem maszynowym, a koszty napraw i remontów stają się w miarę upływu czasu coraz wyższe. To sprawia, że ogromne znaczenie ma efektywne planowanie i zarządzanie obsługą profilaktyczną maszyn i urządzeń, remontami oraz naprawami.
Od lipca 2010 r. TRI (Poland) dysponuje nowym magazynem wysokiego składowania o powierzchni ponad 5 tys. m2. Na zainstalowanych w magazynie regałach jest prawie 6 tys. miejsc paletowych przeznaczonych na komponenty do produkcji oraz wyroby gotowe. Przy tak dużej powierzchni obsługa magazynu bez zaawansowanego sytemu wspomagającego zarządzanie byłaby wręcz niemożliwa. Poprzednia wersja IFS Applications™ nie zapewniała możliwości kontroli stanów magazynowych poprzez ich lokalizację na regałach, w związku z czym jeszcze na etapie budowy nowego magazynu opracowano niezbędne dostosowania, aby wraz z zakończeniem upgrade’u możliwa była obsługa szczegółowych lokalizacji magazynowych z użyciem skanerów oraz aby nowy magazyn był zapełniany produktami od momentu oddania go do użytku zgodnie z zaprojektowaną logiką składowania.
Obecnie wszystkie towary są magazynowane według zasady FIFO (first in, first out), zgodnie z którą wydawane są w pierwszej kolejności te partie, które najwcześniej zostały dostarczone do magazynu. Dzięki systemowi można zidentyfikować miejsce składowania partii towaru (np. palety) z dokładnością do jednostki.
- Wszystkie operacje magazynowe, takie jak przyjęcie dostaw, przygotowanie wysyłki czy zmiana miejsca składowania palety, są obecnie wykonywane przy użyciu systemu kodów kreskowych za pomocą skanerów – czytników kodów kreskowych. Dane sczytane przez skanery są automatycznie rejestrowane w systemie za pośrednictwem zainstalowanej w całym magazynie sieci radiowej. Każde pudełko i paleta dostarczane do magazynu zostają oznaczone specjalną etykietą, na której znajdują się wszystkie potrzebne informacje o produkcie oraz kody kreskowe ułatwiające dalsze operacje logistyczne - wyjaśnia Wioleta Petlic, Logistics Manager TRI (Poland) Sp. z o.o.
KORZYŚCI Z WDROŻENIA IFS APPLICATIONS™
Wdrożenie IFS Applications™ pozwoliło na optymalizację i standaryzację procesów biznesowych. Dostęp na bieżąco do informacji operacyjnej i zarządczej umożliwił skrócenie cyklu decyzyjnego i efektywniejsze zarządzanie przedsiębiorstwem.
Znaczne korzyści przyniosło powiązanie modułów IFS Dystrybucja™ z systemem odczytu kodów kreskowych. Procesy przyjęć i wydań produktów rejestrowane są w systemie IFS Applications™, bezpośrednio w halach produkcyjnych i magazynach, za pośrednictwem radiowych terminali kodów kreskowych. Skanery odczytują informacje o produktach z etykiet kodów kreskowych generowanych w IFS Applications™. Informacje odczytywane przez skanery z etykiet kodów kreskowych są na bieżąco weryfikowane i przesyłane do systemu. Efektem jest znaczące usprawnienie procesu dystrybucji.
Wdrożenie modułu IFS Remonty™ pozwoliło na usprawnienie gospodarki remontowej w przedsiębiorstwie i w efekcie na minimalizowanie kosztów utrzymania ruchu. - Do niedawna prowadziliśmy gospodarkę materiałową wyłącznie w zakresie części zamiennych. Do planowania remontów wykorzystywaliśmy niezaawansowane narzędzia, które na tym etapie działalności przedsiębiorstwa stały się już niewystarczające. Wdrożenie funkcjonalności planowania napraw i remontów pozwoliło nam na lepszą kontrolę i obniżenie poziomu kosztów konserwacji naszego parku maszynowego - podsumowuje Bartosz Blaszke.
System magazynowy IFS WMS™ daje możliwość dokładnego śledzenia zapasów magazynowych, pozwala na wyeliminowanie błędów oraz obniżenie kosztów magazynowych. - Każda operacja magazynowa jest na bieżąco rejestrowana w systemie. Obecnie dysponujemy pełną ewidencją - w każdej chwili możemy sprawdzić miejsce składowania danego produktu lub dowiedzieć się, z której lokalizacji został pobrany, kiedy, o której godzinie i przez którego operatora - dodaje Wioleta Petlic, Logistics Manager TRI (Poland) Sp. z o.o.
Kolejny etap rozbudowy systemu IFS Applications™ - uruchomienie modułu IFS Produkcja™ pod kątem planowania produkcji oraz treacebility – właśnie się rozpoczyna. Taką możliwość uwzględniono już w trakcie prac związanych z uaktualnieniem wdrożonego rozwiązania do najnowszej wersji przy definiowaniu konfiguracji i przebiegu procesów.
- Po wdrożeniu funkcjonalności planowania produkcji pełny przepływ procesów będzie się odbywał w systemie IFS Applications™, co powinno uprościć operacje, zapewnić stabilność i większe bezpieczeństwo danych. Liczymy na to, że podniesiemy planowanie produkcji na wyższy poziom i w efekcie uzyskamy oszczędności materiałowe i redukcję zapasów, a dzięki traceability sprostamy nakładanym przez naszych klientów wymaganiom związanym ze śledzeniem procesu produkcyjnego - podsumowuje Lesław Witek, Dyrektor Finansowy TRI (Poland) Sp. z o.o.
